SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO

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Su cliente puede rechazar facturas por diferentes motivos. La parte más importante es saber que fue rechazada y los motivos del rechazo lo antes posible, para poder hacer los cambios necesarios. Es importante comprender que el proceso para revisar, aprobar o rechazar facturas corresponde al cliente. Taulia no es parte del proceso de aprobación, pero le permite ver el estado de rechazo en tiempo real, para que tome las medidas necesarias con prontitud.


Puede seguir estos pasos para verificar el motivo de rechazo de la factura:

1 -Busque la factura en cuestión en la sección Mis facturas de la plataforma. Coloque el mouse sobre la palabra "Rechazada" para ver el estado secundario* de la factura, si está disponible.


*Si no se incluyó el motivo, debe comunicarse con el cliente.

2 - Lea el estado secundario de la factura para ver por qué la factura fue rechazada o anulada.

• Si el estado de la factura es Incompleta, lea el motivo por el que no se aceptó y realice las correcciones necesarias antes de volver a enviarla.
• Las facturas anuladas o rechazadas no pueden volver a enviarse. Según el motivo de la anulación o el rechazo de la factura por parte del cliente, es posible que deba crear una nueva. Si tiene preguntas, contáctese con su cliente.
   

3 - Si no ve el motivo del rechazo o de la anulación de la factura, póngase en contacto con el cliente.

• Si el cliente habilitó la función de mensajería, seleccione el número de la factura en cuestión y luego seleccione Enviar mensaje para comunicarse con el cliente acerca de la factura. Esto le permitirá enviar su consulta sobre la factura directamente al cliente.
• Si la función de mensajería no está disponible, comuníquese directamente con el cliente.

Preguntas frecuentes adicionales
 

Mi factura fue rechazada. ¿Qué debo hacer a continuación?

Qué hacer después de que una factura es rechazada depende del motivo del rechazo. El cliente puede indicar el motivo por el que la factura tiene estado rechazada, incompleta o anulada. Si el cliente agregó un motivo de rechazo, coloque el mouse sobre el estado de la factura para ver los estados secundarios. Si el motivo suministrado por el cliente es demasiado vago, comuníquese con él para comprender mejor el motivo del rechazo.

Por ejemplo, si el motivo de rechazo suministrado por el cliente muestra algo similar a "factura duplicada", trabaje con el cliente para comprender por qué están viendo una factura duplicada. Otro ejemplo es si una factura es rechazada por motivos relacionados con "información faltante o incompleta". En este caso, puede reenviar la factura y suministrar la información faltante. Para estar seguro, puede comunicarse con el cliente con el fin de saber cuál debe ser la próxima acción. Desafortunadamente, Taulia no puede suministrar una lista de posibles motivos de rechazo, ya que estas acciones corresponden totalmente al cliente. 

• En el caso de las facturas basada en OC, puede haber una demora en la actualización del valor de la OC para restaurar el valor de la factura que intentó facturar. Esta demora depende del flujo de trabajo o la configuración ERP del cliente y de la frecuencia con que se sincronizan estos sistemas. La demora se observa comúnmente si el cliente tiene un sistema de flujo de trabajo en donde revisa o rechaza facturas.

¿Debo crear una nueva factura una vez que mi factura es rechazada?

Depende del motivo por el que se rechazó la factura. Tiene la opción de crear una nueva factura si no sabe como corregirla. Si el motivo de rechazo no está claro, primero comuníquese con el cliente.


No veo el motivo del rechazo. ¿Qué debo hacer?

Si no se suministró el motivo de rechazo, comuníquese directamente con el cliente para comprender por qué se rechazó la factura. El motivo por el que se rechazó la factura debe utilizarse como una guía para comprender cómo proceder.