SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO

Número de artículo: 000003469

Nota: es posible que esta función no esté disponible en su portal.

La confirmación o el reconocimiento de OC es una función que le permite indicarle al cliente si puede enviar los productos o servicios solicitados en la orden de compra. Por ejemplo, puede confirmar o cambiar la cantidad o las fechas de entrega de cada partida de OC.


Para iniciar el proceso de confirmación de OC, siga estos pasos:

1 - Inicie sesión en la página de inicio del portal.

2 - Haga clic en la opción Mis OC en los Enlaces de acceso rápido.

3 - Busque el número de OC

deseado. 4 - Seleccione el número de OC que desea confirmar.
Existen
dos tipos de confirmación de OC, que dependen de la personalización del portal por parte del cliente. Seleccione la versión que se aplica a usted:

Versión 1: el primer tipo de confirmación de OC NO le permitirá enviar una factura, a menos que la OC esté confirmada. La pantalla con los detalles de la OC incluirá la opción Confirmar OC o Impugnar OC. La opción Crear factura estará disponible únicamente cuando se haya confirmado la OC.

Versión 2: el segundo tipo de confirmación de OC le permitirá enviar una factura incluso antes de confirmar la OC y la opción Crear factura estará disponible en todo momento. El estado "Sin confirmar" de la OC tampoco está disponible en el campo de búsqueda de OC.

 

Versión 1 de confirmación de OC

1 - Haga clic en la opción Confirmar OC para confirmar los detalles de la OC.

• Seleccione Impugnar si desea impugnar los detalles de la OC. Podrá crear un mensaje para enviarle al comprador.

2 - Los siguientes campos son editables:

• Cant. confirmada
• Fecha de entrega confirmada

Si no puede cumplir con la Cant. ordenada o Fecha de entrega de la partida, puede editar los campos. Por ejemplo, si la Cant. ordenada es 100, pero solo puede confirmar 50, entonces ingresará 50 en el campo Cant. ordenada y luego confirmará la OC. Recuerde cuál es la Cant. ordenada original.

IMPORTANTE: Si el cliente decide actualizar la OC con nuevos valores una vez que ya la confirmó, deberá volver a confirmar la OC. También debe recibir una notificación por correo electrónico que diga "Debe confirmar la OC".

3 - Una vez que confirme la OC, la opción Crear factura estará disponible. Haga clic en Crear factura para comenzar a facturar.

Versión 2 de confirmación de OC

Nota: Aunque puede facturar una OC no confirmada, lo ideal es enviar la confirmación de la OC o impugnarla antes de crear una factura.

1 - Seleccione el número de OC para ver los detalles de la OC.

2 - Seleccione Confirmar/Impugnar OC.

3 - Desde la pantalla Vista previa de OC, ingrese lo siguiente:

• Número de confirmación de OC (puede ingresar cualquier número alfanumérico, pero debe ser único para cada confirmación de OC).
• Seleccione la acción que desea implementar (Confirmar/Rechazar/Confirmar más tarde).
• ​Seleccione la opción Editar en cada partida que debe confirmar o impugnar.

• Confirmar: deberá confirmar el precio unitario de la partida y la fecha de entrega. Puede modificar estos campos y, si lo hace, el cliente recibirá una notificación. Algunos compradores también permiten que los proveedores actualicen el código del material y la unidad de medida.
  • ​Puede confirmar el valor completo de la partida de la OC o aumentar hasta el valor total. A continuación, puede seleccionar una fecha de entrega específica. Haga clic en el signo "+" para determinar las fechas de entrega por separado para cada envío.
  • Seleccione el cuadro "pedido pendiente" para indicar que el artículo pedido está pendiente. De esta forma, se le notificará al comprador acerca de la actualización y de la fecha de entrega prevista.
• Rechazar: se le notificará al cliente si rechaza una partida de una OC. Al crear una factura, asegúrese de eliminar la partida que rechazó. Puede dejar una nota en la partida para explicar por qué la rechazó.
• Confirmar más tarde: esta opción le permitirá facturar la partida de la OC, pero confirmarla en otro momento.

​

4 - Seleccione la opción Enviar confirmaciones para confirmar el recibo. Luego podrá facturar las partidas de la OC que confirmó.