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Numéro d’article: 000003469

Remarque - Cette fonctionnalité pourrait ne pas être disponible sur votre portail.

La confirmation/l'accusé de réception de bons de commande est une fonctionnalité vous permettant de dire à votre client si vous êtes en mesure de livrer les biens/services demandés dans un bon de commande. Par exemple, vous pouvez confirmer ou modifier la quantité ou la date de livraison de chaque poste du bon de commande.


Veuillez procéder comme suit pour débuter le processus de confirmation de bon de commande :

1 - Connectez-vous sur la page d'accueil du portail.

2 - Cliquez sur Mes bons de commande dans les liens d'accès rapide.

3 - Recherchez le numéro de bon de commande souhaité.

4 - Sélectionnez le numéro du bon de commande que vous voulez confirmer.

Il existe deux types de confirmation de bon de commande, qui dépendent de la personnalisation du portail par votre client. Sélectionnez la version adaptée à votre situation :

Version 1 - Le premier type de confirmation de bon de commande ne vous permettra PAS de soumettre une facture avant confirmation du bon de commande. L'écran des détails de bon de commande proposera les option Confirmer bon de commande ou Refuser bon de commande. L'option Créer facture sera uniquement disponible après confirmation du bon de commande.

Version 2 - Le second type de confirmation de bon de commande vous permet de soumettre une facture avant que le bon de commande ne soit confirmé et l'option Créer facture sera toujours disponible. Le statut de bon de commande « Non confirmé » est également indisponible dans le champ de recherche de bons de commande.

 

Confirmation de bon de commande - Version 1

1 - Cliquez sur Confirmer mon bon de commande pour confirmer les détails du bon de commande.

• Sélectionnez Rejeter si vous souhaitez rejeter les détails du bon de commande. Vous pourrez créer un message à envoyer à votre acheteur.

2 - Les champs suivants sont éditables :

• Qté confirmée.
• Date de livraison confirmée

Si vous n'arrivez pas à observer la Qté commandée ou la Date de livraison de la ligne, vous pouvez éditer les champs. Par exemple, si la Qté commandée est égale à 100 mais vous pouvez seulement confirmer 50, vous tapez alors 50 dans Qté confirmée puis vous confirmez le bon de commande. Notez le montant de la  Qté commandée originale .

IMPORTANT - Si votre client décide de mettre à jour le bon de commande avec de nouvelles valeurs après votre confirmation, vous devez reconfirmer ce bon de commande. Vous devez également recevoir une notification par e-mail « Confirmation du bon de commande requise ».

3 - Lorsque vous confirmez le bon de commande, l'option Créer facture  devient disponible. Cliquez sur Créer facture pour débuter la facturation.

Confirmation de bon de commande - Version 2

Remarque - Bien que vous puissiez facturer un bon de commande non confirmé, il est recommandé de soumettre votre confirmation ou refus du bon de commande avant de créer une facture.

1 - Sélectionnez le numéro de bon de commande pour voir les détails du bon de commande.

2 - Sélectionnez Confirmer/Refuser le bon de commande.

3 - A partir de l'écran de vue d'ensemble du bon de commande, saisissez :

• le numéro de confirmation du bon de commande (vous pouvez saisir toute suite alpha-numérique mais elle doit être unique pour chaque confirmation de bon de commande)
• Sélectionnez l'action que vous voulez exécuter (Confirmer/Rejeter/Confirmer ultérieurement)
• ​Sélectionnez Éditer sur chaque ligne que vous devez confirmer/refuser

• Confirmer - Vous devez confirmer le Prix unitaire de la ligne et la Date de livraison. Vous pouvez modifier ces champs et votre client sera informé. Certains acheteurs autorisent également leurs fournisseurs de mettre à jour le Code Matériau et l'Unité de mesure.
  • ​Vous pouvez confirmer la valeur entière de la ligne du bon de commande ou l'incrémenter jusqu'à la valeur totale. Vous pouvez alors sélectionner une date de livraison spécifique. Cliquez sur "+" pour spécifier des dates de livraison séparées pour chaque expédition.
  • Cochez la case "livraison différée" pour indiquer que l'article du bon de commande est mis en livraison différée. Cela informera votre acheteur de la mise à jour et de la date de livraison  prévue.
• Rejeter - Votre client est informé si vous rejetez une ligne de bon de commande. Assurez-vous de supprimer la ligne que vous avez rejetée lors de la création d'une facture. Vous pouvez laisser une note sur la ligne expliquant pourquoi vous avez rejeté la ligne.
• Confirmer ultérieurement - Vous permet de facturer la ligne du bon de commande mais de confirmer la ligne du bon de commande ultérieurement.

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4 - Sélectionnez Soumettre confirmations pour envoyer votre accusé de réception. Vous pouvez alors facturer les lignes de bon de commande que vous avez confirmées.