TECHNISCHE SUPPORT-SERVICES

Artikelnummer: 000003526

Rechnungen können von Ihrem Kunden aus vielen verschiedenen Gründen abgelehnt werden. Deshalb ist es nicht nur wichtig, dass Sie umgehend erfahren, dass Ihre Rechnung abgelehnt wurde, sondern auch warum, damit Sie nötige Korrekturen vornehmen können. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Prozess der Überprüfung/Genehmigung/Ablehnung von Rechnungen in den Händen Ihres Kunden liegt. Taulia ist nicht Teil des Genehmigungsprozesses, ermöglicht es Ihnen aber, den Ablehnungsstatus in Echtzeit einzusehen, so dass Sie schnell Maßnahmen ergreifen können.


Sie können den Grund für die Ablehnung einer Rechnung wie folgt überprüfen:

1 - Suchen Sie die betroffene Rechnung im Bereich Meine Rechnungen auf der Plattform. Bewegen Sie die Maus über das Wort „Abgelehnt“, um den Unterstatus* der Rechnung anzuzeigen, falls vorhanden.


*Wenn kein Grund angegeben ist, müssen Sie sich an Ihren Kunden wenden.

2 - Prüfen Sie den Unterstatus der Rechnung, um zu erfahren, warum Ihre Rechnung abgelehnt oder storniert wurde.

• Wenn der Rechnungsstatus Unvollständig lautet, prüfen Sie bitte den Grund dafür, dass Ihre Rechnung nicht akzeptiert wurde und nehmen Sie die entsprechenden Korrekturen vor, bevor Sie die Rechnung erneut einreichen.
• Stornierte/abgelehnte Rechnungen können nicht erneut eingereicht werden. Je nachdem, warum die Rechnung von Ihrem Kunden storniert/abgelehnt wurde, müssen Sie möglicherweise eine neue Rechnung erstellen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Kunden.

3 - Wenn Ihnen kein Grund angezeigt wird, warum Ihre Rechnung abgelehnt/storniert wurde, wenden Sie sich bitte an Ihren Kunden.

• Wenn Ihr Kunde die Nachrichtenfunktion aktiviert hat, wählen Sie einfach die betroffene Rechnungsnummer aus und gehen Sie dann auf Nachricht senden, um  Ihren Kunden bezüglich der Rechnung zu kontaktieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Anfrage zur Rechnung direkt an Ihren Kunden senden.
• Sollte die Nachrichtenfunktion nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kunden.

Zusätzliche FAQs

Meine Rechnung wurde abgelehnt. Was sollte ich als nächstes tun?

Was nach der Ablehnung einer Rechnung zu tun ist, hängt vom Grund der Ablehnung ab. Ihr Kunde kann eine Begründung angeben, warum Ihre Rechnung den Status abgelehnt, unvollständig, oder storniert erhalten hat. Wenn Ihr Kunde einen Ablehnungsgrund angegeben hat, bewegen Sie die Maus über den angezeigten Rechnungsstatus, um den Unterstatus anzuzeigen. Wenn der von Ihrem Kunden angegebene Grund zu vage ist, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Kunden in Verbindung, um den Ablehnungsgrund besser verstehen zu können.

Wenn der von Ihrem Kunden angegebene Ablehnungsgrund z. B. „doppelte Rechnung“ lautet, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden herausfinden, warum er eine doppelte Rechnung sieht. Ein weiteres Beispiel: Wenn eine Rechnung aus Gründen wie „fehlende/unvollständige Informationen“ abgelehnt wird, können Sie die Rechnung erneut einreichen und die fehlenden Informationen nachreichen. Um sich abzusichern, können Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung setzen, um zu klären, wie Sie weiter vorgehen sollten. Leider kann Taulia Ihnen keine Liste möglicher Ablehnungsgründe zur Verfügung stellen, da dies ausschließlich von Ihrem Kunden kontrolliert wird. 

• Bei bestellungsbezogenen Rechnungen kann es zu einer Verzögerung bei der Aktualisierung des Bestellwerts und damit bei der Wiederherstellung des ursprünglich in Rechnung gestellten Werts kommen. Diese Verzögerung hängt von der Workflow- und/oder ERP-Konfiguration Ihres Kunden ab und davon, wie oft diese beiden Systeme miteinander synchronisiert werden. In der Regel kommt es zu einer derartigen Verzögerung, wenn Ihr Kunde ein Workflow-System hat, in dem er Rechnungen überprüft/ablehnt.

Muss ich eine neue Rechnung erstellen, nachdem meine Rechnung abgelehnt wurde?

Das hängt von dem Grund ab, warum Ihre Rechnung abgelehnt wurde. Sie haben die Möglichkeit, eine neue Rechnung zu erstellen, wenn Sie wissen, was genau zu verändern/ korrigieren ist. Wenn der Ablehnungsgrund unklar ist, wenden Sie sich zunächst an Ihren Kunden.


Ich sehe keinen Ablehnungsgrund. Was kann ich tun?

Wenn kein Ablehnungsgrund angegeben ist, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kunden, um zu erfahren, warum Ihre Rechnung abgelehnt wurde. Auf Basis des Ablehnungsgrunds sollten Sie dann wissen, wie Sie weiter vorgehen müssen.