TECHNISCHE SUPPORT-SERVICES

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Abrechnung über Taulia Business Exchange

Taulia bietet drei verschiedene Abrechnungsdienste an. Diese Dienste können je nach Geschäftsbedarf für die jeweilige Einkäufer-Lieferanten-Beziehung und Gerichtsbarkeit kombiniert werden..

1 - Datenerfassung - Taulia überträgt Rechnungsdaten von Lieferanten über verschiedene Kanäle und Formate in die Datenstruktur des Einkäufers. Das System führt geschäftsspezifische Validierungen durch, weist Lieferanten an, bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen, und überträgt die Ergebnisse dann an das ERP-System des Einkäufers.

2 - Compliance-Services für Rechnungen - Taulia bietet Compliance-Services an, die auf den Anforderungen der jeweiligen Gerichtsbarkeiten von Lieferant und Einkäufer basieren, einschließlich Inhaltsvalidierung, Post-Audits, Freigabe und Hybridmodelle. Diese Dienste umfassen digitale Signaturen, Inhaltsvalidierung und Archivierungsdienste.

3 - Mapping von Geschäftsprozessen - Taulia kann kundenspezifische Mapping-Lösungen erstellen, wenn der Rechnungsstellungsprozess eines Lieferanten nicht direkt mit den Zulassungsanforderungen des Einkäufers übereinstimmt. Dies kann Umrechnungen von Maßeinheiten (z. B. in Form unterschiedlicher Mengenangabe in Lieferantenrechnung (in Stück) und zugehöriger Bestellung (in Kisten)) sowie andere prozessbezogene Diskrepanzen beinhalten. Dieser Service wird nur für E-Mail- und EDI-Rechnungen angeboten.  

Datenerfassungsdienste 

Cognitive Invoicing von Taulia erfasst Rechnungen direkt von Lieferanten und übermittelt die erforderlichen Daten und Begleitdokumente/ Belege in Echtzeit an das ERP- oder Workflow-System des Einkäufers. Dies ist der effizienteste Weg, um wichtige Rechnungsdaten elektronisch zu sichern. Alle Cognitive Invoicing-Kanäle (Portal-, E-Mail- und EDI-Übermittlung) gewährleisten, dass die erforderlichen Felder vollständig ausgefüllt sind, und validieren die Daten anhand der Bestellung, sofern vorhanden, sowie anhand aller festgelegten Validierungsregeln für die Geschäftsprozesse des Einkäufers. Auf diese Weise können Kreditorenbuchhaltung (AP) und Einkaufsabteilung Rechnungen schnell und effizient bearbeiten und genehmigen.   

Datenerfassung allein kann die Erstellung einer steuerkonformen, rechtsgültigen Rechnung jedoch nicht garantieren. In Ländern, in denen steuerkonforme, rechtsgültige Rechnungen vorgeschrieben sind, bleiben Einkäufer und Lieferanten dafür verantwortlich, sich steuerliche und rechtliche Beratung zur Bestätigung einzuholen, dass lokale Beschränkungen die Übermittlung elektronischer Rechnungsdaten auf diese Weise nicht verhindern. In Ländern, in denen eine einfache Datenerfassung nicht ausreicht, muss der Einkäufer einen Prozess implementiert haben, der sicherstellt, dass er von jedem Lieferanten eine rechtsgültige Rechnung erhält. In einigen Ländern kann beispielsweise weiterhin noch eine Papierrechnung erforderlich sein. 

Taulia Business Exchange kann das Anhängen eines zusätzlichen Dokuments mit der Anweisung einfordern bzw. erzwingen, dass es sich dabei um die legale Kopie der Rechnung handeln muss. Der Datenerfassungsdienst überprüft jedoch nicht, ob es sich bei dem Anhang tatsächlich um eine rechtsgültige Rechnung handelt. 

Compliance Services

Taulia kann viele der notwendigen Komponenten bereitstellen, die in zahlreichen Gerichtsbarkeiten für die Konformität der Rechnungen erforderlich sind. Taulia setzt Validierungsmechanismen durch und kooperiert mit spezialisierten Dienstleistern, um eine Vielzahl von globalen Compliance-Anforderungen zu unterstützen. Die Compliance Services von Taulia umfassen Inhaltsvalidierung, digitale Signatur und/oder Validierungsservices durch die Steuerbehörde, um Authentizität und Integrität rechtsgültiger Rechnungen sowie die gesetzeskonforme Archivierung dieser Dokumente zu gewährleisten. 

Content-Compliance mit Taulia ist für das Post-Audit-Modell gedacht, bei dem die Rechnungen direkt zwischen Verkäufer und dem Einkäufer ausgetauscht werden, und die Steuerbehörden die Transaktionen nach deren Abschluss überprüfen. Taulia Compliance verifiziert, dass Ihre GST- oder Mehrwertsteuern korrekt auf Ihren Rechnungen ausgewiesen sind, dass die Rechnungen den erforderlichen Formaten entsprechen, und dass sie alle in diesem Land erforderlichen Rechnungskomponenten enthalten.

Clearance-Compliance mit Taulia erfolgt auf Basis des Clearance-Modells, das vorschreibt, dass Rechnungen nicht direkt zwischen Einkäufer und Verkäufer ausgestellt werden können, sondern zunächst einer Steuerbehörde vorgelegt oder an Regierungsserver gesendet werden müssen - eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Regierung Teil des Prozesses und vollständig über die Transaktion informiert ist. Dieser Ansatz ermöglicht es den Steuerbehörden, Transaktionen in Echzeit zu erkennen und zu kontrollieren, was in der Praxis zu einer strengeren Kontrolle der Steuererhebung und einer schnelleren Reaktion führt, wenn Verstöße bei der Steuerberichterstattung festgestellt werden. 

Archivierungs-Compliance berücksichtigt Szenarien, in denen wir Ihre Daten so lange an einem sicheren Ort aufbewahren, wie es die für die Rechnung geltenden Gesetze vorschreiben, oder um Ihre Daten im Falle eines Audits zu schützen.

Anforderungen an die Rechnungsstellung weltweit

Taulia kann die Datenerfassung in jedem Land anbieten, mit Ausnahme von Ländern, die entweder Gesetze zur Datenregistrierung oder gesetzliche Beschränkungen haben, die Taulia daran hindern, dort im Betrieb zu sein: Weißrussland, Burundi, Zentralafrikanische Republik, Kongo (Kinshasa), Kuba, Iran, Irak, Jemen, Libanon, Libyen, Mali, Nicaragua, Nordkorea, Russland, Somalia, Südsudan, Sudan, Syrien, Ukraine und Venezuela. 

Während wir die Rechnungsstellung in jedem anderen Land mit den Kernfunktionen der Rechnungsstellung anbieten können (Steueridentifikationsprüfung, Steuervorschriften [Steuersätze und -befreiungen], kundenspezifische Validierungen und Datenanforderungen sowie die Möglichkeit, die rechtsgültige Steuerrechnung an das ERP zu senden), gibt es viele Länder, in denen wir weitere (kostenpflichtige) Services anbieten, weil wir die erforderlichen Recherchen und Produktentwicklungen vorgenommen haben, um den Anforderungen dieses Landes in Bezug auf die Erstellung von Rechnungen gerecht zu werden. In sogenannten „Post-Audit“-Ländern umfassen diese Services die Generierung rechtsgültiger Steuerrechnungen im PDF-Format, die inhaltlichen Anforderungen an steuerrechtliche Rechnungen (Sprache, erforderliche Datenelemente, Anzeige der Landeswährung, länderspezifische Compliance-Felder), die Untersuchung inländischer Rechnungsvorschriften und Bestimmungen, die Unterzeichnung rechtsgültiger und steuerkonformer Rechnungen in Übereinstimmung mit inländischen Vorschriften, sowie die Validierung rechtsgültiger und steuerkonformer Rechnungen, um die Authentizität und Integrität einzelner Rechnungen sicherzustellen. „Post-Audit“-Länder (und Kolonien), in denen wir die oben genannten Services anbieten: Andorra, Australien, Österreich, Belgien, Bulgarien, Kanada, Kroatien, Zypern, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Vatikanstadt, Hong Kong, Island, Irland, Isle of Man, Japan, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malaysia, Malta, Monaco, Marokko, Niederlande, Niederländische Antillen, Neuseeland, Norwegen, Polen, Katar, Rumänien, Saudi Arabien, Singapur, Slowakei, Slowenien, Südafrika, Spanien, Schweden, Schweiz, Vereinigte Arabische Emirate, Vereinigtes Königreich und Vereinigte Staaten.

In einigen Ländern bieten wir kostenpflichtige Compliance-Services an, beispielsweise die Validierung einer bereits freigegebenen Rechnung, wie in Brasilien und Mexiko. In anderen Ländern wie Italien, Indien und Portugal stellen wir ein Tool zur Verfügung, mit dem Lieferanten ihre Rechnungen bei den Steuerbehörden registrieren können, so dass wir die rechtsgültige Rechnung generieren können. 

Zu den Ländern, in denen wir derzeit keine zusätzlichen Clearance-Compliance-Services bereitstellen können, gehören: Argentinien, Kolumbien, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Peru, Türkei und Uruguay. 

Je nachdem, wo sich die Lieferanten Ihres Kunden befinden, können wir das Service-Level bestimmen, das wir in einem bestimmten Land anbieten.