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Artikelnummer: 000008597

Hinweis - Diese Funktion ist möglicherweise in Ihrem Portal nicht verfügbar.

Die Funktion „Rechnung hochladen“ ermöglicht es Ihnen, mehrere Rechnungen auf einmal über die Taulia-Plattform zu übermitteln, indem Sie eine CSV- oder XLS-Datei mit den Rechnungs- und Positionsdaten hochladen. Wenn Sie eine große Anzahl an Rechnungen erstellen und senden müssen, können Sie so Zeit sparen im Vergleich zur manuellen Umwandlung von Bestellungen in eine Rechnung bzw. zur Erstellung von Rechnungen ohne Bestellauftrag über die Taulia-Plattform. Dank dieser Funktion müssen Sie auch keine API-Integration erstellen. Bei der Einreichung einer Rechnung über die Funktion „Rechnung hochladen“ gelten dabei dieselben Abrechnungsregeln und -validierungen (Pflichtfelder, Werttoleranzen, usw.), wie sonst auch.

Für die Funktion zum Hochladen von Rechnungen gibt es zwei Menüpunkte, die sich hinter dem Shortcut-Link zu Rechnungen befinden:

1 - Rechnungen hochladen: der Bereich, in dem Sie den Prozess zum Upload einer Rechnung einleiten können

2 - Verlauf des Rechnungsuploads: zeigt eine Liste aller bisher hochgeladenen Rechnungen an

Sie können Ihre Rechnungen folgendermaßen hochladen: 

1 - Wählen Sie auf der Startseite Rechnungen > Rechnungen 

2 - Wählen Sie den Link Musterrechnung herunterladen aus, um die CSV-Vorlage für den Rechnungsupload herunterzuladen und zu öffnen. 

• Die aauf der Vorlage angezeigten Spalten sind optionale Felder, von denen nur ein kleiner Teil ausgefüllt werden muss. 
• Sie müssen genau diese Feld-/Spaltenbezeichnungen in Ihrer eingereichten Datei verwenden. Sie können alle nicht benötigten Spalten entfernen. Wenn Sie zusätzliche Spalten einfügen, die wir nicht kennen, werden diese ignoriert.
  • Für bestellungsbezogene Rechnungen müssen Sie Folgendes angeben:
    • Bestellnummer (poNumber)
    • Bestellpostennummer (lineItems.poItemNumber)
  • Für hriften müssen Sie Folgendes angeben:
    • isCreditNote GÜLTIG
    • Originalrechnungsdatum für die Gutschrift
    • Originalrechnungsnummer für die Gutschrift
    • Grund der Gutschrift
• Die in der .CSV-Vorlage angezeigten Felder sind auf die individuellen Anforderungen des Kunden zugeschnitten, dem Sie Ihre Rechnung zukommen lassen (falls Ihr Kunde benutzerdefinierte Felder konfiguriert hat). Die benutzerdefinierten Felder werden im folgenden Format in Ihre Datei eingefügt:
  • buyerCustomField.{fieldName}
  • lineItems.buyerCustomField.{fieldName}
• Die Felder supplierTaxIdentifierValue, supplierTaxIdentifierType, supplierTaxIdentifierCountry in der CSV Datei können leer gelassen werden, da die Steuernummern für die Rechnungsstellung aus den vorhandenen Lieferantenstammdaten des Taulia Portals übernommen werden.

3 - Jede Zeile in der Datei stellt eine Rechnungsposition dar. Für jede einzelne Zeile ist eine Rechnungsnummer erforderlich und die Rechnungskopfdaten müssen in die Zeile mit der ersten Position eingefügt werden. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Hier sehen Sie eine .CSV-Beispieldatei mit eingefügtem Rechnungsdatum

Es gibt möglicherweise ein paar Attribute, die Sie nicht in Ihrer Datei angeben müssen (sie sind optional), da sie bei Rechnungsversand automatisch von der Plattform ausgefüllt werden. 

• Alle Summen werden automatisch berechnet (Nettobetrag, Summe Steuerbetrag, usw.)
• Ihre Steuernummer(n) werden Ihrem Konto entnommen und in die Rechnung eingefügt.

Wenn Sie eine .CSV-Datei verwenden, müssen Ihre Daten ein eindeutiges Datumsformat (JJJJ-MM-TT) einhalten – z. B. 2018-07-18. Wenn Sie eine XLS/XLSX-Datei verwenden, ist dies nicht der Fall.

Für Währungen muss der aus drei Buchstaben bestehende Code gemäß ISO 4217 verwendet werden (z.B. EUR). Für Länder muss der zweistellige Code gemäß ISO 3166-1 verwendet werden (z.B. IT).

Die gültigen Steuersätze für das Land, in dem Sie Ihre Rechnung einreichen, finden Sie in diesem Artikel: Welche Steuersätze sind für mein Land erforderlich, wenn ich eine Rechnung erstelle?

4 - Speichern Sie die CSV-Vorlage und kehren Sie zur Funktion „Rechnung hochladen“ zurück. Wählen Sie die Schaltfläche Rechnungsdatei auswählen, um Ihre gespeicherte Rechnungsvorlage hochzuladen. 

5 - Sobald die Rechnung hochgeladen ist, wählen Sie Rechnungen senden, um die Rechnungseinreichung abzuschließen. 

6 - Gehen Sie zu Rechnungen > Verlauf des Rechnungsuploads und Sie werden auf eine Seite mit dem vollständigen Verlauf aller Rechnungsdateien weitergeleitet, die für Ihr Unternehmen hochgeladen wurden. Diese Seite beinhaltet folgende Spalten:

• Dateiname: Ein Link zur ursprünglich hochgeladenen Rechnungsdatei
• Hochgeladen am: Datum, an dem die Datei hochgeladen wurde
• Dateigröße: Größe der Datei
• Hochgeladen von: E-Mail-Adresse des Benutzers, der die Datei hochgeladen hat
• # Erfolgreich: # der Rechnungen, die erfolgreich bearbeitet und eingereicht wurden
• # Fehlgeschlagen: # der Rechnungen, bei denen eine Validierung fehlgeschlagen ist und die nicht übermittelt wurden

Unmittelbar nach der Einreichung, während Ihre Datei bearbeitet wird, sehen Sie die Anzeige „In Bearbeitung“ an Stelle einer Anzahl für erfolgreiche/ fehlgeschlagene Uploads. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, erhalten Sie einen Link zum Herunterladen eines Sendeberichts. Dieser enthält eine Liste der Rechnungen aus Ihrer Datei und gibt an, ob die einzelnen Rechnungen erfolgreich waren bzw. die Übermittlung fehlgeschlagen ist. Sie können auch „Sendebericht herunterladen“ auswählen. Alle fehlgeschlagenen Rechnungen enthalten eine Begründung oder eine Liste von Gründen, warum die Übermittlung der Rechnung fehlgeschlagen ist.

Für fehlgeschlagene Rechnungen zeigt der Sendebericht den/die Fehler für die jeweilige Rechnung an. Lesen Sie die Fehlermeldung sorgfältig durch, um zu verstehen, was Sie unternehmen müssen, um die Rechnung erfolgreich einzureichen.



Wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang, um die Rechnung erneut einzureichen.

WICHTIG: Klicken Sie hier, um alle Felder und Beschreibungen zum Hochladen von Rechnungen in den folgenden Sprachen herunterzuladen: Englisch, Französisch, kanadisches Französisch, Italienisch, Deutsch, Spanisch, Polnisch, Portugiesisch, Niederländisch, Schwedisch, Chinesisch, Norwegisch, Japanisch, Koreanisch, Slowenisch, Griechisch und Tschechisch. 


Zusätzliche FAQs

Was ist der Unterschied zwischen der Funktion „Rechnung hochladen“ und der Rechnungseinreichung über eForm, eFlip, eFile und eSend?

• Rechnungs hochladen - Einreichung von Rechnungen im CSV-/XLS-Format über die Taulia-Plattform
• eFile - Integration (in der Regel EDI) zur Einreichung von Rechnungen außerhalb der Taulia-Plattform
• eSend - Integration (PDF-Abrechnung) zur Einreichung von Rechnungen außerhalb der Taulia-Plattform
• eForm - Einreichung von Rechnungen ohne Bestellauftrag über die Taulia-Plattform
• eFlip - Einreichung von Rechnungen auf Basis eines Bestellauftrags (Flip-Rechnung) über die Taulia-Plattform